Секретарь обязан: * Прием и первичная обработка входящих документов * Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений. * Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников. * Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, факсимильные сообщения, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание. *Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы. *Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя. *Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, факс, электронная почта и др.). *Печатать по указанию руководителя различные материалы. *Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию в бумажном и электронном виде, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. *Регистрация входящих документов *Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. *Принимать документы на подпись руководителю. *Организация доставки документов исполнителям * Ведение базы данных документов организации *Обработка и отправка исходящих документов * Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. * Отправлять почтовую корреспонденцию адресатам через организацию, оказывающую услуги по доставке корреспонденции. *Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства *Контроль исполнения документов в организации * Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения * Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения *Формирование дел * Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела * Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению * Составление внутренней описи дел для особо ценных документов * Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения * Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения * Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой предприятия (01- руководство), обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в муниципальный архив. * Осуществлять доставку деловых бумаг, пакетов, писем, книг и т.п. по назначению и указанию вышестоящего работника, а также получение их и доставку от других организаций. * Подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе. * Не разглашать информацию, доступ к которой получен в ходе исполнения должностных обязанностей. |